מזכירה אישית היא אדם המופקד לסייע לאדם אחר בביצוע פעולות יומיומיות. למזכירה אישית תחומי אחריות ומשימות רבות. הם צריכים להיות ייצוגיים, בקיאים בסביבה ויכולים לשמור על דברים מאורגנים. הם גם צריכים להיות טובים בריבוי משימות, מכיוון שהם בדרך כלל עובדים על משימות שונות בו זמנית.
מזכירות אישיות הופכות יותר ויותר לחלק חשוב ממקום העבודה המודרני. לעתים קרובות הם נשכרים על ידי מנהלים כדי לטפל בלוחות הזמנים שלהם, לנהל את המשימות היומיומיות שלהם ולדאוג להתכתבות.
עושים סדר בלו״ז עם מזכירה אישית
עוזר אישי היא סוג של עוזר אדמיניסטרטיבי. המשימות הנפוצות ביותר הן זימון פגישות, ארגון פגישות ושמירה על רישומים. מזכירות אישיות עשויות לסייע גם בניהול הכספים או הרישומים של החברה.
למזכירות אישיות יש בדרך כלל תואר ראשון או תואר שני במנהל עסקים או מדעי המזכירות. המשרה נתפסת לרוב כבעלת שכר נמוך ובמעמד נמוך, ולכן היא מושכת בעיקר נשים שרוצות לעבוד בתחום ויש להן הזדמנויות מוגבלות במקומות אחרים.
למזכירות אישיות תפקיד חשוב ביותר
מזכירות אישיות צפויות להיות חלק מכוח העבודה בעתיד. הסיבה לכך היא שהם מספקים מגוון שירותים שאינם רק חוסכים בזמן אלא גם מייעלים את העבודה כולה. מזכירות אישיות צריכות להיות מסוגלות לעבוד עם אנשים ואישים שונים תוך יכולת להתמודד עם משימות ומועדים שונים. הם גם צריכים להיות בעלי כישורי תקשורת מצוינים ולהיות מסוגלים לבצע ריבוי משימות ביעילות.
מזכירות אישיות יכולות לעזור לך לנהל את הזמן שלך על ידי ביצוע דברים כגון תזמון פגישות, טיפול בדוא"ל שלך, ניהול לוח השנה שלך, רישום הערות בפגישות וכו'. הן גם יכולות לעזור לך לנהל את המשימות שלך על ידי יצירת תזכורות עבורך או העברת מיילים או הודעות ב בשמך.
המענה המושלם לכל מנהל
מזכירות אישיות הן הגיבורות הבלתי מוכרות של מקום העבודה. הן עוזרות לבוסים שלהם בכל דבר, החל מתזמון פגישות ועד ניהול חשבונות המדיה החברתית שלהם. בתפקיד זה, עוזרים אישיים חייבים להיות מסוגלים לבצע ריבוי משימות ולתעדף משימות. כמו כן, עליהם להיות מסוגלים לתקשר בצורה יעילה עם אנשים שונים בדרכים שונות – מיומנות שלעתים קרובות מתעלמים ממנה על ידי עובדים אחרים במשרד.
מזכירות אישיות הן האנשים שעוזרים ותומכים בבוסים שלהם. הן מוודאות שיש להם את כל מה שהם צריכים ומארגנים את לוחות הזמנים שלהם.
תפקידה של מזכירה אישית מתפתח ככל שחברות בעלות דרישות ספציפיות לניהול אפקטיבי וממוקד. מזכירות אישיות יכולות להתמקד במשימות חשובות יותר כמו הדרכה והדרכת עובדים או ניהול חשבונות מדיה חברתית. כך שכל אחד שרוצה לראות איך הוא מייעל את הפעילות של העסק, צריך לשקום בחום לעשות את זה עם מזכירה אישית שתוכל לעשות הבדל דרמטי ביכולת של העסק להצליח.